Sopimustuottajien rekisterin tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ
Rekisterin rekisterinpitäjä on Hunajayhtymä Oy (y-tunnus 0204045-2).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:
Aapo Savo, toimitusjohtaja

Hunajayhtymä Oy
Kojonperäntie 13, 32250 Kojonkulma
Puhelin: 0207 769 68
Sähköposti: hunaja@hunaja.fi

2. REKISTERIN NIMI
Rekisterin nimi on Hunajayhtymä Oy:n sopimustuottajien rekisteri.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tarkoituksissa, jotka liittyvät raaka-aineen hankintaan. Edellä kuvatuissa tarkoituksissa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja hankintamenettelyn toteuttamisessa, pyytäessään tarjouksia ja vastatessaan sille annettuihin tarjouksiin, menettelyyn liittyvässä päätöksenteossa, siihen liittyvässä yhteydenpidossa ja viestinnässä sekä muissa menettelyn toteuttamisen tarkoituksissa. Henkilötietoja käsitellään lisäksi tarkoituksissa, jotka liittyvät raaka-aineen hankintaan liittyvien sopimussuhteiden hallinnointiin ja rekisterinpitäjän niihin liittyvien tehtävien, velvoitteiden ja oikeuksien toteuttamiseen.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

4. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella (GDPR 9 art. 2.a);
• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde sen vuoksi, että rekisteröidyn tiedot on annettu rekisterinpitäjälle tarjouksen toimittamisen yhteydessä, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot seuraavista rekisteröidyistä:

Sopimustuottajien nimi, osoitetiedot, y-tunnus, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta tahoilta, joiden kanssa tai joiden kautta rekisterinpitäjä toteuttaa hankintamenettelyyn liittyviä velvollisuuksiaan.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterin sisältämät rekisteröityjä koskevat henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen hankintasopimussuhteen toteutuksen onnistuneen loppuun saattamisen kannalta sekä mahdollisten sopimuksen päättämistä seuraavien velvoitteiden täyttämiseksi tai tarvittaessa niin kauan kuin se on tarpeellista sopimussuhdetta koskevan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai ratkaisemiseksi.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä 10 vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Rekisterin tietoja luovutetaan sovellettavan lainsäädännön puitteissa rekisterinpitäjää koskevien velvoitteiden mukaisesti viranomaisille.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia seuraavia alihankkijoita. Lista alihankkijoista on saatavilla kohdassa 1 mainitulta rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

• oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot; ja (viii) automaattisen päätöksenteon olemassaolo, sekä merkitykselliset tiedot tällaiseen käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle (GDPR 15 art.);
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
• oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
• oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
• oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
• oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.